Archivační lhůty

Archivační povinnost je mnoha subjektům známá, na co všechno se však tato povinnost vztahuje již příliš v povědomí není. Není divu. Archivační povinnost je roztříštěna v různých právních předpisech, tudíž je pro podnikatele nepřehledná. Neznalost však neomlouvá. Přinášíme proto, podrobný přehled jednotlivých archivačních lhůt v české legislativě.

1) Úschova účetních záznamů dle zákona o účetnictví, č. 563/1991 Sb. v platném znění

• účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v odstavci 1 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.

2) Dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností dle zákona o archivnictví a spisové službě, č. 499/2004 Sb. v platném znění

U podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku však musí samotné skartaci předcházet jednání se státním archivem a výběr archiválií z podnikatelských dokumentů, určených k trvalému uložení. Po uplynutí lhůty, kdy je dokumenty nutné uchovávat ve firmě přichází v úvahu skartace. Předtím však musí podnikatelský subjekt nabídnout oblastnímu archivu k archivaci ty dokumenty, které mají trvalou hodnotu viz následující seznam

• Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce

  • zakladatelské dokumenty,
  • statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
  • dokumenty o přeměnách právnických osob,
  • dokumentace o zrušení a zániku.

• Dokumenty o řízení původce

  • protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, zápisy z porad vedení,
  • výroční zprávy,
  • zprávy o auditu.

• Dokumenty o majetku původce

  • mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,
  • smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,
  • dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek.

• Finanční dokumenty účetní závěrky.

• Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce

  • podnikatelské záměry, vývojové studie,
  • výrobní programy roční a delší, rozbory s komentáři,
  • dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice),
  • ocenění výrobků.

Organizace má mít zpracovaný archivní a spisový řád.

3) Skartační lhůty dle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, §35a z.č. 582/1991 Sb. v platném znění

• Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let
• Stejnopisy evidenčních listů – 3 roky

4) Skartační lhůty dle zákona o dani z přidané hodnoty, §35 z.č. 235/2004 Sb. v platném znění

• Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let
• Daňové doklady lze uchovávat v elektronické podobě